آرشیو آذر ماه 1399

نرم افزار آرشيو اسناد

نرم افزار آرشيو اسناد ، خلاصه به يك يا دو نرم افزار خاص نمي شود بلكه داراي تنوع بسيار زيادي در اين موارد مي باشد. اين نرم افزار ها شايد داراي رابط كاربري متفاوت با يكديگر باشند اما داراي ويژگي هاي خاص و مشتركي هستند كه از اين نظر تقريبا همگي مشابه همديگرند. در ادامه ما برخي از ويژگي هاي مهم و كليدي كه تقريبا در تمام اين نرم افزارها مشتركند را بررسي مي كنيم. اين نرم افزار هاي مديريتي داراي ويژگي هاي بسيار زيادي هستند كه براي برخي از شركت ها و ادارات مفيد و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بايگاني اسناد چه فيزيكي چه ديجيتالي
• عدم محدوديت در تعداد اسناد قابل بايگاني
• امكان تعريف دسته ها و فولدر بندي بي شمار
• امكان تعريف دسترسي در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابليت ايجاد ساختار شاخه اي از يك بايگاني به بايگاني ديگر
• داراي ابزارهايي براي كپي كردن يك دسته بندي از يك بايگاني براي بايگاني ديگر ، جهت صرفه جويي در زمان

نرم افزار مديريت اسناد

مواردي كه به آن ها اشاره شده تقريبا تمامي موارد كليدي هستند كه در تمام انواع نرم افزار مديريت اسناد مشتركند و امكانات خروجي مشابهي ارائه مي كنند اما چيزي كه تفاوت ايجاد ميكند رابط كاربري و همچنين قابليت هاي جزيي متفاوت و مختص هر نرم افزار است كه ما را براي استفاده از يك نرم افزار ترغيب ميكند. براي دريافت راهنمايي بيشتر در مورد آرشيو و بايگاني با ما تماس بگيريد.

آرشيو و بايگاني اسناد اداري، حقوقي و مالي در شركت هاي مختلف حائز اهميت است. آرشيو شن اسناد به صورت ديجيتال يا به عبارتي ديجيتال سازي اسناد و مدارك مي تواند تاثير بسيار زيادي بر روند بايگاني و دسترسي به اين مدارك را دارا باشند. يكي ديگر از مواردي كه در اين فرايند بسيار موثر خواهد بود را مي توان استفاده از نرم افزار آرشو و بايگاني  اسناد دانست. با استفاده از اين نرم افزار ها روند دسترسي به محتواهاي بايگاني شده به سادگي و در كوتاه ترين زمان طي خواهد شد.

مديريت اسناد

در عصر امروز به طور ميانگين افراد مجبور به مديريت حجم زيادي از فايل هاي ديجيتالي هستند. اگر مطمئن نيستيد كه چگونه بهترين روش براي ذخيره و مديريت فايلهاي خود را پيدا كنيد، تنها نيستيد. با در نظر گرفتن مهم ترين نكات اسكن مدارك سريع از شر موضوع نگهداري و مديريت فايل ديجيتال خلاص شويد.

هرشخصي كه با حجم بالايي از فايل هاي ديجيتال كار مي كند بايد يك سيستم مديريتي داشته باشد. اين سيستم مديريت اسناد مشخص مي كند كه يك فايل خاص چگونه ذخيره و يا بازيابي شود. بهتر است در اين سيستم پارامتر هاي مختلفي را در نظر بگيريد، از جمله تاريخ ايجاد فايل، فايل هاي مرتبط، و ساير مشخصات ديگر كه مي تواند به شما در پيدا كردن آن فايل در آينده كمك كند.

اسكن اسناد

اسناد و مدارك هر شركت و اداره اي يكي از مهم ترين دغدغه هاي مديران عامل و سرپرست هاي شركت هاي خصوصي و دولتي است. از سوي ديگر دسترسي و بايگاني اين اوراق، يكي از مشكلات و مسائلي بوده كه همواره سرعت و روند كار را براي اربابان رجوع دچار مشكل كرده است. از همين رو بايد به دنبال شيوه اي براي رفع اين دغدغه ها بود. اسكن اسناد و مدارك يكي از بهترين شيوه ها و روش ها براي رفع اين مشكل خواهد بود.

اسكن اسناد و اوراق

ديجيتال سازي اسناد و اوراق به افراد اين امكان را به افراد مي دهد تا از مزاياي بي شماري بهره مند شوند. از مهمترين فوايد اين امر مي توان به اين موضوع اشاره كرد كه از امنيت و سلامت اسناد و مدارك مي توان اطمينان حاصل كرد. از سوي ديگر به ارمندان و افراد شاغل اين امكان را مي دهد تا در سريع ترين زمان و تنها با جستجوي بخش كوتاهي از اسناد مد نظر آنرا در دسترس خود داشته باشند. از طرفي اسكن اسناد و اوراق به افراد كمك ميكند تا در فضاي ابري و يا قطعات الكترونيكي بسيار كوچك، بخش بسيار بزرگي از اطلاعات خود را ذخيره كنند كه همين موضوع نشان از امنيت و صرفه جويي در هزينه هاي نگهداري خواهد داشت.

اسكن مدارك

اسكن و ديجيتال سازي اوراق و مدارك صرفا شامل شركت ها و ادارت دولتي و خصوصي نخواهد بود. اين موضوع بيان گر اين امر است كه موسسات آموزشي، مطب ها و بخش هاي درماني، بانك ها و موسسات مالي نيز مي توانند با بهره گيري از شيوه هاي اسكن مدارك مي توانند به فوايد و مزاياي بي شمار اين سيستم ها دست يابند. از سوي ديگر اسكن و ديجيتال سازي اسناد پزشكي، مالي و اداري به افراد اين امكان را مي دهد تا ادارات و بخش هاي درماني ديگر نيز تنها با چند كليك ساده به نامه، تصاوير، فيلم ها و اسناد و مدارك بيمار و يا شخص مراجعه كننده دست پيدا كنند.

از سوي ديگر و حسب به دستور ديوان محاسبات كشوري، تمامي مراكز دولتي، نيمه دولتي و خصوصي موظف خواهند بود كه در اصرع وقت، نسبت به ديجيتال سازي و تبديل داده ها و اسناد و مدارك خود به ميكروفيلم ها اقدام كرده و آنرا به مراجع ذي ربط ارائه دهند. از اين رو شركت آسان بايگان پارسي به عنوان بزرگترين و برترين شركت ارائه دهنده خدمات اسكن و ديجيتال سازي اسناد و مدارك افتخار دارد با در اختيار داشتن برترين كادر كشوري جهت ايجاد بايگاني هاي ديجيتال به مراكز دولتي، نيمه دولتي و خصوصي به مديران عامل و صاحبان كسب و كار كمك كند.